Codul de Conduință al Furnizorilor
CODUL DE CONDUITĂ AL FURNIZORILOR Frisbo Efulfillment S.A.
Frisbo Efulfillment S.A. („Frisbo”) acționează conform unor principii și standarde minime („Principiile și Standardele Minime”) în cadrul companiei.
Principiile și Standardele Minime sunt esențiale deopotrivă în cadrul Frisbo și în relațiile dintre Frisbo și partenerii săi contractuali, inclusiv furnizorii de bunuri și servicii ai Frisbo din Romania sau din alte state („Furnizor(i)”), asigurând dezvoltarea unor parteneriate durabile.
În acest context, Frisbo impune respectarea Principiilor și Standardelor Minime în cadrul relațiilor cu partenerii săi contractuali și depune toate eforturile să asigure aplicarea pe întreg lanțul de furnizare de servicii sau, după caz, de aprovizionare.
În acest sens, Frisbo solicită ca Furnizorii să adere la Principiile și Standardele Minime enumerate mai jos și a dezvoltat un Cod de Conduită propriu („Codul de Conduită Furnizori”).
Prezentul Cod de Conduită Furnizori este anexat tuturor contractelor sau înțelegerilor încheiate de Frisbo cu Furnizorii („Contractul”) și prevalează peste orice dispoziție contrară cuprinsă în Contract sau în alte înțelegeri între părți.
Prin semnarea unui Contract cu Frisbo, Furnizorul se asigură că sunt respectate valorile și principiile etice prevăzute în acest Cod și ia măsuri pentru a le promova.
Frisbo își rezervă dreptul de a face periodic modificări/revizuiri în cerințele prezentului Cod de Conduită. Acestea vor fi aplicabile începând cu data valabilității Codului revizuit și va fi aplicat tuturor Contractelor și/sau actelor adiționale încheiate cu furnizorii ulterior acestei date
Obiectivul Codului de Conduită al Furnizorilor este de a încuraja și a asigura respectarea legilor și reglementărilor în vigoare în România, și nu de a se substitui acestora
Principiile și Standardele Minime Frisbo sunt următoarele:
1. RESPECTAREA PREVEDERILOR LEGALE
Toate legile, reglementările și normele române în vigoare, precum și legislația internațională (inclusiv, dar fără a se limita la convențiile Organizației Internaționale a Muncii și orice fel de acte cu caracter obligatoriu emise de Organizația Națiunilor Unite) sau europeană aplicabilă sunt obligatorii și trebuie respectate întocmai.
2. RESPECTAREA DREPTURILOR OMULUI Drepturile omului consacrate la nivel internațional și național trebuie respectate și trebuie evitate orice încălcări sau abuzuri în această privință. Demnitatea umană trebuie respectată ca cerință de bază a relațiilor interumane și ca principiu constituțional.
3. PRINCIPII ȘI PRACTICI DE RESPONSABILITATE SOCIALĂ
3.1 Interzicerea discriminării
Este strict interzisă orice discriminare directă sau indirectă, prin asociere, hărțuire sau faptă de victimizare, precum și orice excludere, restricție sau preferință bazată pe criteriul de rasă, naționalitate, cetățenie, etnie, culoare, limbă, religie, categorie sau origine socială, trăsături genetice, sex, orientare sexuală, vârstă, handicap, boală cronică necontagioasă, infectare cu HIV, opțiune politică, convingeri, situație sau responsabilitate familială, apartenență ori activitate sindicală, apartenență la o categorie defavorizată.
Se va aplica permanent principiul egalității de șanse, inclusiv dar fără a se limita la selecția și recrutarea angajaților.
3.2. Interzicerea muncii forțate, a sclaviei și a măsurilor disciplinare neadecvate
Munca forțată și sclavia de orice fel sunt interzise. Aplicarea oricăror măsuri violențe sau constrângeri mentale sau fizice, violența verbală sau a oricăror forme de sancțiuni disciplinare sau pecuniare nepermise de lege, sunt interzise.
3.3. Interzicerea muncii efectuate de copii
Munca efectuată de copii, astfel cum este definită de Convenția Națiunilor Unite privind Drepturile Copilului, este interzisă. Încălcările acestei interdicții trebuie eliminate prin strategii și proceduri documentate și orice încălcare descoperită va necesita măsuri adecvate și imediate din partea furnizorului pentru o remediere în conformitate cu interesul superior al copilului.
3.4. Respectarea dispozițiilor legale referitoare la încadrarea în muncă a minorilor
Încadrarea în muncă a minorilor se face cu stricta respectare a dispozițiilor legale internaționale și române aplicabile. Pentru minorii încadrați în muncă conform legii, durata timpului de muncă este de 6 ore pe zi și de 30 de ore pe săptămână.
De asemenea, aceștia nu pot presta muncă de noapte, nu vor presta ore suplimentare și nu vor fi expuși unor situații periculoase, nesigure sau nesănătoase care le pot pune în pericol integritatea fizică sau psihică, sănătatea și dezvoltarea.
3.5. Respectarea dispozițiilor referitoare la condițiile de lucru și remunerația
Furnizorul va respecta cu strictețe dispozițiile legale naționale legate de legislația muncii, în special dar fără a se limita la Codul Muncii, Legea dialogului social nr. 62/2011, Legea sănătății și securității în muncă nr. 319 din 14 iulie 2006, cu modificările și completările în vigoare.
Furnizorul va acorda o remunerație suficientă pentru a satisface nevoile de bază, în conformitate cu normele legale naționale și/sau convențiile colective aplicabile privind salariul minim. Temeiul plății lucrătorilor trebuie să le fie comunicat în timp util și în mod clar, transparent.
Furnizorul nu va folosi deduceri din salarii ca măsură disciplinară.
Orarul de lucru și orele suplimentare vor fi stabilite în conformitate cu limitele maxime stabilite de lege, respectiv 40 de ore pe săptămână și maxim 8 ore pe săptămână pentru orele suplimentare. Furnizorul va respecta dreptul la concediu de odihnă anual plătit al tuturor lucrătorilor cu care colaborează.
3.6. Securitatea și sănătatea la locul de muncă Toate condițiile de securitate și sănătate la locul de muncă trebuie asigurate conform legii și în acord cu drepturile fundamentale ale omului, inclusiv cele care privesc igiena și salubritatea, siguranța împotriva incendiilor, protecție împotriva riscurilor, pregătirea pentru situații de urgență, prevenirea vătămării corporale și îmbolnăvirea profesională, munca epuizantă fizic, prin implementarea unui sistem structurat de management al sănătății și siguranței, asumat la cel mai înalt nivel de către conducere.
Lucrătorii vor fi instruiți în mod efectiv și real, periodic, în legătură cu sănătatea și securitatea la locul de muncă
Furnizorul va desemna un responsabil pentru sănătatea și siguranța personalului în conformitate cu dispozițiile legale, care va asigura introducerea și respectarea standardelor de sănătate și siguranța la locul de muncă.
3.7. Respectarea libertății de asociere și dreptul la negociere colectivă
Drepturile lucrătorilor de a se asocia sau a constitui organizații de muncă și de a-și exercita drepturile sindicale, precum și drepturile de a efectua orice demersuri colective permise de lege, de tipul negocierilor, vor fi respectate. Orice formă de discriminare sau sancțiune a lucrătorilor ca urmare a exercitării acestor drepturi este interzisă.
4. PRINCIPII ȘI PRACTICI DE AFACERI
4.1. Interzicerea corupției
Luarea și darea de mită, traficul de influență, cumpărarea de influență și orice alte forme de corupție sau asimilate acesteia sunt interzise. Vor fi respectate toate dispozițiile legale aplicabile cu privire la faptele de corupție cuprinse în (dar fără a se limita la) Codul Penal și Legea nr. 78 din 8 mai 2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție, cu modificările și completările în vigoare.
Vor fi evitate orice situații de conflict de interese sau asimilate care pot crea aparența de corupție sau pot atrage un risc de corupție.
4.2. Interzicerea spălării banilor și a finanțării terorismului
Vor fi respectate toate dispozițiile legale aplicabile cu privire la spălarea banilor și finanțarea terorismului cuprinse în (dar fără a se limita la) Legea nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului și normele de aplicare ale acesteia, cu modificările și completările în vigoare.
4.3. Respectarea legislației privind concurența
Legislația privind concurența va fi respectată întocmai, în special, dar fără a se limita la Legea concurenței nr. 21 din 10 aprilie 1996, Legea nr. 11 din 29 ianuarie 1991 privind combaterea concurenței neloiale, regulamentele și instrucțiunilor Consiliului Concurenței, cu modificările și completările în vigoare. Orice fel de înțelegeri sau practici anticoncurențiale sunt interzise.
4.4. Protecția datelor cu caracter personal
Furnizorul va respecta toate dispozițiile europene și naționale referitoare la protecția datelor cu caracter personal care îi sunt aplicabile (inclusiv dar fără a se limita la Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („Regulamentul GDPR”) și Legea nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului GDPR, precum și dispozițiile agreate prin Contract.
5. PRINCIPII ȘI PRACTICI REFERITOARE LA PROTECȚIA MEDIULUI ÎNCONJURĂTOR
Se vor respecta prevederile legale internaționale și naționale privind mediul, în special, dar fără a se limita la Ordonanța de Urgență nr. 195 din 22 decembrie 2005 privind protecția mediului, Ordonanța de Urgență nr. 92 din 26 august 2021 privind regimul deșeurilor, Legea nr. 249 din 28 octombrie 2015 privind modalitatea de gestionare a ambalajelor și a deșeurilor de ambalaje, Legea nr. 104 din 15 iunie 2011 privind calitatea aerului înconjurător, Ordonanța de Urgență nr. 5 din 2 aprilie 2015 privind deșeurile de echipamente electrice și electronice, Hotarârea nr. 856 din 16 august 2002 privind evidența gestiunii deșeurilor și pentru aprobarea listei cuprinzând deșeurile, inclusiv deșeurile periculoase, cu modificările și completările în vigoare.
Furnizorul va acționa în permanență în spiritul protecției mediului înconjurător, al minimizării impactului asupra acestuia și pentru adoptarea și aplicarea de măsuri concrete în aceste scopuri.
În acest sens, Furnizorul va minimiza sau evita consumul de energie și emisiile poluante. Toți lucrătorii vor fi informați și instruiți corect și complet cu privire la modul de întrebuințare a materialelor și substanțelor nocive.
6. RESPECTAREA CONFIDENTIALITĂȚII
Furnizorul va respecta confidențialitatea cu privire la orice informații confidențiale la care are acces în relația cu Frisbo.
Informațiile considerate drept confidențiale sunt cele menționate de Contract ca având acest caracter sau marcate fizic cu însemnul „Confidențial” sau cele al căror caracter confidențial rezultă din Contract și/sau din colaborarea cu Furnizorul și/sau din practicile comerciale uzuale. Dacă nu se prevede altfel în Contract, sunt informații confidențiale informațiile în legătură cu organizarea, strategia, situația financiară, planul de afaceri, licențe, mărci, soft-uri și programe de calculator, know-how, planuri și informații legate de producție/comerț, informații legate de comercializarea produselor, prețurile de cost, proceduri de stabilire a prețului, planurile de marketing, strategia comercială, clienții, furnizorii interni și/sau externi, inventare și orice informații/date/documente de orice fel și situații cu care a intrat în contact și de care Furnizorul a luat cunoștință, chiar și incidental sau accidental pe perioada colaborării cu Frisbo și după încetarea acesteia.
Calitatea de Furnizor al lui Frisbo se consideră informație confidențială în orice situație și nu poate fi comunicată sau divulgată terților decât cu acord expres prealabil scris al Frisbo.
Nu se consideră informații confidențiale informațiile privind Frisbo cunoscute deja publicului și/sau Furnizorului prin intermediul mijloacelor de comunicare în masă sau din surse publice.
7. RESPECTAREA DREPTURILOR DE PROPRIETATE INTELECTUALĂ ALE Frisbo
Furnizorul va respecta toate drepturile de proprietate ale Frisbo, indiferent de obiectul acestora (imagine, brand, sigle, slogane, mărci, logo-uri, invenții, brevete și/sau orice alte elemente de proprietate intelectuală și industrială ale și/sau în legătură cu Frisbo).
În acest sens, Furnizorul se va abține să comunice, să dezvăluie, să utilizeze, să afișeze, să facă referire la, să modifice, să altereze etc. aceste elemente, indiferent în ce mod (direct, indirect, scris, verbal, prin mijloace de comunicare electronică, prin afișare pe website, prin distribuirea pe rețele sociale) fără acordul prealabil, expres și în scris al lui Frisbo.
8. IMPLEMENTAREA INTERNĂ ȘI ÎN LANȚ A PRINCIPIILOR ȘI STANDARDELOR MINIME
Furnizorul asigură conformitatea cu Principiile și Standardele Minime prevăzute de prezentul Cod de Conduită pe toată durata Contractului.
Furnizorul este de acord că respectarea prezentului Cod de Conduită reprezintă o obligație contractuală esențială, cu toate consecințele ce decurg din aceasta, conform legii române (inclusiv dar fără a se limita la rezilierea Contractului, daune și alte sancțiuni permise de lege). Implementarea și monitorizarea Principiilor și Standardele Minime la nivelul Furnizorului se va realiza printr-o strategie internă a Furnizorului și printr-o procedura internă corespunzătoare, care va cuprinde și un sistem de raportare și sancționare a încălcării acestora. Furnizorul se va asigura că proprii lucrători, colaboratori, afiliați, subcontractori și reprezentanții acestora, cu rol în executarea Contractului, vor respecta întocmai Principiile și Standardele Minime și vor adera la prezentul Cod de Conduită.
De asemenea, Furnizorul va obține acordul tuturor acestor terți cu privire la efectuarea auditurilor prevăzute la articolul 9.
9. MONITORIZAREA ȘI AUDITURILE SOCIALE, DE MEDIU ȘI DE CONFORMITATE
Furnizorul își dă acordul să pună la dispoziția Frisbo, la cerere, elemente, documente, informații necesare Frisbo, pentru evaluarea conformității cu prezentul Cod de Conduită.
De asemenea, Furnizorul își dă acordul pentru efectuarea de audituri sociale și/sau de mediu și/sau de sănătate și securitate in muncă și/sau de conformitate („Auditurile”) de către Frisbo și/sau de orice parte interesată indicată de Frisbo (clienții Frisbo, acționarii Frisbo, etc.) după caz. Parțile interesate indicate de Frisbo sunt denumite în continuare „Auditorul”. Auditurile se vor desfășura obligatoriu cu informarea prealabilă a Furnizorului, la sediul Furnizorului, la sediul Frisbo și/sau în orice alt loc unde Furnizorul își desfășoară activitatea în cadrul Contractului. Auditurile includ, dar nu se limitează la inspecții în orice spații/locații relevante, chestionare și/sau interviuri cu lucrătorii / angajații / colaboratorii / subcontractanții Furnizorului.
Furnizorul se obligă să pună la dispoziția Frisbo documente și informații relevante, necesare Auditurilor, în cel mai scurt termen, să permită accesul Auditorului în toate spațiile relevantenecesare și să faciliteze cât de mult posibil desfășurarea acestor Audituri.
Dacă rezultatele Auditului reflectă neconformități, Auditorul va transmite Furnizorului un plan pentru eliminarea acestor neconformități care va cuprinde măsurile necesare și termenele corespunzătoare. Furnizorul se angajează să urmeze întocmai aceste planuri de măsuri și să informeze Auditorul cu privire la măsurile luate.
10. RAPORTAREA ÎNCĂLCĂRILOR CODULUI
Furnizorul va informa imediat reprezentantul desemnat din partea Frisbo cu privire la orice abateri etice sau legale săvârșite de orice persoane obligate la respectarea prezentului Cod (lucrători ai Furnizorului, colaboratori, afiliați, subcontractori și reprezentanții acestora) sau cu privire la orice suspiciune rezonabilă în acest sens. Dacă nu se prevede altfel în Contract, reprezentantul desemnat al lui Frisbo este persoana care a semnat Contractul din partea Frisbo. Frisbo va lua toate măsurile de protecție necesare cu privire la persoana care semnalează astfel de abateri sau suspiciuni de abatere (în special confidențialitatea cu privire la identitatea acesteia).
Frisbo Efulfillment S.A.
Prin domnul